AI를 활용한 반복 업무 자동화와 RPA 연동 활용 전략

AI를 활용한 반복 업무 자동화와 RPA 연동

현대 조직에서는 반복 업무가 업무 효율을 떨어뜨리는 주요 요인 중 하나입니다.
메일 분류, 데이터 입력, 보고서 작성, 승인 절차 등 반복적 작업은 시간이 많이 소요되며, 사람이 직접 처리할 경우 실수 가능성도 높습니다.
하지만 AI와 RPA(Robotic Process Automation)를 연계하면, 반복 업무를 자동화하고 정확성을 높이며, 팀원은 전략적 업무에 집중할 수 있습니다.
이번 글에서는 AI 기반 반복 업무 자동화와 RPA 연동, 단계별 설계, 실무 적용 방법, 활용 프롬프트, 체크리스트까지 자세히 설명합니다.

 

 

 

 

 

 

1. 반복 업무 자동화의 핵심 개념

반복 업무 자동화는 단순히 “작업을 대신 수행하는 것”을 의미하지 않습니다.
중요한 목표는 다음과 같습니다.

• 업무 효율성 극대화
• 오류 감소 및 품질 보장
• 반복 업무에 소요되는 시간 절감
• 핵심 업무에 집중 가능

AI는 업무 규칙과 패턴을 학습하여 반복적 프로세스를 자동화하며, RPA는 AI가 결정한 절차를 실제 시스템에서 수행합니다.

 

예시: 김○○ 팀장이 매주 월요일마다 엑셀 보고서 데이터를 업데이트하고 이메일로 전송하는 업무 → AI가 필요한 데이터만 추출하고 RPA가 자동으로 보고서 작성 후 전송

 

 

 

2. AI + RPA 연동 단계 및 설계

단계 1: 반복 업무 분석 및 데이터 정리

• 반복되는 작업 목록 작성
• 작업 수행 순서, 입력/출력 데이터, 시스템 접근 방식 기록
• 담당자, 마감 시간, 예외 처리 조건 포함

단계 2: AI 모델 설계

• 반복 업무 중 판단이 필요한 단계 정의
• 예: 이메일 분류, 문서 검토, 중요 알림 추출
• AI에게 “업무 규칙과 기준” 학습시키기

단계 3: RPA 연동 설계

• AI가 판단한 결과를 실제 시스템에서 수행하도록 RPA 구성
• 엑셀, ERP, CRM, 메신저, 이메일 시스템 연동
• 반복적인 클릭, 입력, 보고서 작성, 알림 전송 자동화

단계 4: 자동화 워크플로우 테스트 및 최적화

• 테스트 데이터로 시뮬레이션 실행
• 예외 발생 시 처리 로직 확인 및 보완
• 최종 승인 후 실무 배포

실무 예시

업무담당자반복 주기AI 판단RPA 수행상태

고객 문의 분류	김○○	매일	분류 기준 학습	이메일 자동 분류	운영중
주간 매출 보고서 작성	이○○	매주	매출 데이터 추출	엑셀 작성 및 이메일 전송	테스트 완료
신규 계약 문서 검토	김○○	매일	중요 항목 확인	문서 이동 및 알림 전송	운영중

위 예시처럼 AI가 판단하고 RPA가 수행하면, 반복 업무를 거의 사람의 개입 없이 처리할 수 있습니다.

 

 

 

3. 실무 적용 프롬프트 및 팁

AI 프롬프트 예시 (메일 분류 기준)

목적: 반복 업무 자동화 - 이메일 분류
 
입력: 수신 이메일 제목, 발신자, 본문
 
출력: 업무 관련 / 확인 필요 / 스팸 / 기타
 
부가: 중요 이메일은 알림 표시, 업무 관련 이메일은 자동 태그

 

 

 

RPA 연동 프롬프트 예시

• 엑셀 데이터 업데이트 → AI 판단 후 RPA가 시트 수정
• ERP 데이터 입력 → AI가 입력값 검증 후 RPA가 입력 실행
• 보고서 전송 → AI가 수신자 판단 후 RPA가 전송

 

자동화 최적화 팁

1. 예외 처리 규칙 설정: AI와 RPA는 예외 상황에서 중단될 수 있으므로, 사전에 규칙 정의
2. 주기적 검토: 반복 업무 규칙이 바뀌면 AI 학습 데이터 및 RPA 로직 업데이트
3. 보안 및 권한 관리: RPA가 시스템에 접근하므로 권한 설정과 로그 관리 필수
4. 협업 도구 연동: Slack, Teams, Notion과 연결하면 팀 전체 업무 투명성 향상

 

 

4. 최종 점검 체크리스트

질문Yes 기준No 시 조치

 

업무 규칙 명확?	단계별 작업 정의	규칙 보완
AI 판단 기준 설정됨?	중요/긴급/분류 기준 명시	기준 재설정
RPA 연동 테스트 완료?	시뮬레이션 결과 정상	로직 수정
반복 업무 최적화 가능?	매주/매일 적용 가능	데이터 재정리 및 테스트
보안 권한 관리?	시스템 접근 권한 설정	권한 재조정

 

 

 

결론

AI와 RPA를 결합한 반복 업무 자동화는 조직 생산성을 획기적으로 향상시킬 수 있습니다.

• AI는 판단과 의사결정을 지원
• RPA는 시스템에서 실제 작업 수행
• 반복 업무 시간을 최소화하고, 사람은 핵심 전략 업무에 집중 가능

단계별 적용:

1. 반복 업무 분석 및 데이터 정리
2. AI 판단 기준 설계
3. RPA 연동 및 테스트
4. 최적화 및 반복 적용

이 과정을 통해 업무 효율성을 극대화하고, 팀 전체 생산성을 향상시키는 강력한 자동화 체계를 구축할 수 있습니다.