AI로 회의록 자동 요약과 액션 플랜 추출

 

AI로 회의록 자동 요약과 액션 플랜 추출

 

업무 회의는 중요한 의사결정과 후속 조치를 만들어내는 핵심 활동입니다. 하지만 회의록 작성과 요약은 반복적이고 시간이 많이 소요되는 작업입니다. AI를 활용하면 회의 내용을 자동으로 요약하고, 담당자별 액션 플랜을 구조화하여 실무에 바로 적용할 수 있습니다. 이번 글에서는 초보자도 쉽게 적용 가능한 AI 기반 회의록 자동 요약과 액션 플랜 추출 방법을 단계별로 소개합니다.

 

 

 

 

 

1. 자료 준비와 입력

 

회의록 자동 요약을 위해 우선 회의 내용을 텍스트로 준비합니다. 회의 참석자, 논의 주제, 결정 사항, 담당자, 기한 등 핵심 정보를 포함시키는 것이 중요합니다. AI는 정리된 텍스트를 기반으로 요약과 액션 플랜을 구조화합니다.

 

예시:

• 회의 참석자: 김ＯＯ, 이ＯＯ, 박ＯＯ
• 논의 주제: 프로젝트 일정, 마케팅 전략, 고객 대응

 

 

 

2. AI 요약 프롬프트 설계

 

단순히 “회의 요약해줘”라고 지시하는 것보다, 목적과 형식, 핵심 항목을 구체적으로 명시하는 것이 효과적입니다.

 

프롬프트 예시

• 요약 목적: 팀 브리핑용, 보고용
• 핵심 항목: 의사결정, 논의 요점, 담당자, 기한, 후속 조치
• 출력 형태: bullet 구조, 표 형태, 5~10문장 요약
• 부가 지시: 이해하기 쉽게 문장 재작성, 필요 시 간단 예시 포함

 

예시 입력 텍스트

 

회의 내용: 1. 신규 프로젝트 일정 검토, 담당자: 김ＯＯ, 마감: 11월 20일 2. 마케팅 캠페인 전략 논의, 담당자: 이ＯＯ, 마감: 11월 25일 3. 고객 불만 대응 프로세스 개선 필요, 담당자: 박ＯＯ, 마감: 11월 22일

 

 

 

 

3. AI 결과 예시

 

회의 요약

• 신규 프로젝트 일정 확정, 김ＯＯ 담당, 11월 20일 마감
• 마케팅 캠페인 전략 수정 및 승인, 이ＯＯ 담당, 11월 25일 마감
• 고객 불만 대응 프로세스 개선 필요, 박ＯＯ 담당, 11월 22일 마감

 

액션 플랜 표

액션 항목담당자기한비고

신규 프로젝트 일정 확정	김ＯＯ	11월 20일	프로젝트 팀 공유
마케팅 캠페인 전략 승인	이ＯＯ	11월 25일	광고팀과 협업
고객 불만 대응 프로세스 개선	박ＯＯ	11월 22일	고객 서비스 팀 회의 후 적용

 

 

실전 활용 팁

• 반복 회의 유형은 프롬프트 템플릿으로 저장해 재사용
• 자동 요약 결과는 반드시 검토 후 공유
• 여러 회의 자료를 통합 입력하면 종합 요약 가능
• 표와 bullet 구조를 함께 활용하면 이해도 향상

 

 

결론

AI를 활용하면 회의록 작성과 후속 조치 정리가 자동화되어, 팀 브리핑과 보고 자료 준비 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 초보자도 프롬프트와 표 예시만 따라하면 실무에서 바로 적용 가능한 회의록과 액션 플랜을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 반복 업무를 줄이고, 핵심 의사결정과 후속 조치를 효율적으로 관리할 수 있습니다.